教学档案管理实施细则

日期:2017年04月25日 / 人气:


教学档案工作在我校档案工作中处于极为重要的地位,是学校教学管理的重要工作之一。教学档案管理是衡量学校教学管理工作水平和教育教学规范性的重要标志之一。为了加强教学档案管理,充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案管理的水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化,更好地为学校的建设和发展服务,依据《北京经济技术职业学院档案管理办法》的要求,制定本实施细则。

一、基本原则 

(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、照片、图表、声像载体材料均属教学档案。

(二)教学档案管理是教学管理的重要组成部分。各教学单位应指定专人负责此事并明确岗位责任,作为考核教学管理水平的重要内容之一。教学档案管理要做到“四同步”,即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

(三)教学档案应实行集中统一管理,凡属需生长期性保存的教学档案一律移交校档案室保存,不属长期保存的材料由二级学院和教务处分别保存(二级管理)。

(四)校、二级学院管理部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的档案人员,统一管理本部门教学文件材料,并按期向档案馆移交教学档案。

(五)归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证完整、系统、准确、清晰。

(六)努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变,逐步实现现代化管理。

二、 归档流程

(一)形成积累

1.每新学年开始后,由分管教学的校长向各二级学院、处布置形成积累教学文件材料的任务,并由校领导落实到学校工作中。

2.二级学院兼职档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料,并定期整理。档案室、教务处督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

(二)整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教学管理部门的专(兼)职档案员核实后负责向档案室移交。

2.根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页。

3.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4.卷内材料一律拆除金属物,以右侧、底边为齐,左侧装订。对破损的材料应进行修补。

5.学生学籍档案以件为单位,逐件加盖件号章,装入卷盒。

6.各种材料大小均为A4纸,文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

7.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位,并在右上角加盖件号,按顺序填上件号。

8.填写卷内目录及备查表。

9.填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

10.归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹),格式统一,签字盖章手续完备。                                                       

(三)归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

2.填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月,双方各执一份。

3.教学综合管理文件次年6月底前归档,其它各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业),于12月底一次性归档(寒假前)。

三、岗位职责

(一)分管教学工作的校领导的职责

1.贯彻《档案法》、《教学档案管理实施细则》及有关档案工作的方针、政策,把教学档案工作列入到本校工作计划之中。

2.定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。

(二)教务处领导的职责

1.协助档案室制定和健全有关管理制度,把教学档案纳入教学管理和教务员的岗位职责之中,并监督各部门执行。

2.协助档案室做好有关基层单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(三)各单位教学档案干部职责

1.做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2.做好存放在本单位的教学档案的分类组卷工作。

3.督促教师向本单位移交各种教学档案。

4.负责收集教研室的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等,向本单位专(兼)职档案员移交。

5.将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向教务处移交。

四、档案查阅制度

教学档案查阅应严格遵守学校档案管理要求,认真履行借阅和归还手续。对于过期不还或损坏档案者应追究其经济或行政责任。

五、归档范围及保管期限(参见附件)

 

 

附件:北京经济技术职业学院教学档案归档目录、期限及保存单位

序号

分类内容

保存期限

保存单位


教务管理:



1

学期教学任务书(排课要求表)、教学计划、教学大纲

长期

档案室、教务处

2

学期课程表

三年

教务处、各二级学院

3

教学日历

三年

教务处、各二级学院

4

每学期任课教师情况统计(包括教师姓名、职称、课程名称、授课班级等)

长期

档案室

5

调、停课备案表

三年

教务处

6

学校每学期开设课程统计(必修课、选修课分别统计)

长期

档案室、教务处

7

各科期末考试试卷材料

学生离校后三年

教务处

8

高职高专A、B级英语考试材料、计算机等级考试材料(包括学生通过各级各类资格证书考试的统计结果等)

学生离校后三年

教务处

9

考试及试卷管理规章制度

长期

档案室

10

学生违纪处分相关材料

长期

学工处、档案室

11

学生登记表、成绩单

长期

档案室

12

在校本专科学生名册(每学年统计)

长期

档案室

13

学生学籍异动情况

长期

档案室

14

毕业证、结业证、肄业证发放登记表

长期

档案室

15

学校关于教学工作的各种统计表

长期

教务处、档案室

16

上级有关教学、教务工作的文件材料

长期

教务处、档案室

17

学校有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示和批复等。

长期

档案室、教务处


实习、实训管理:



1

实习指导书

长期

档案室、教务处

2

实习计划或方案

长期

教务处、

各二级学院

3

实习学生、指导教师名单及分组表

三年

各二级学院、

教务处

4

实习报告、考核表、教师实习总结

学生离校后三年

各二级学院、

教务处

5

二级学院实习计划、总结

长期

档案室

6

校内外教学实践、实习基地建设和运转情况材料(含基地建设报告、建设计划、建设总结、协议书等)

长期

教务处、各二级学院

7

实习教学有关的规章制度

长期

档案室、教务处


毕业设计(论文)管理:



 

1

历届学生毕业设计(论文)选题、指导教师名单和成绩评定汇总表

长期

档案室、教务处

2

毕业设计(论文)材料(包括任务书、开题报告、中期检查、论文文本等)

学生离校后三年

教务处、

各二级学院

3

优秀毕业设计(论文)资料

长期

档案室

4

毕业设计(论文)相关管理规定

长期

档案室、教务处、各二级学院

5

院(二级学院)毕业设计(论文)工作计划、总结

长期

档案室、教务处、各二级学院

6

院二级学院毕业设计(论文)选题分析和质量分析报告

三年

教务处、

各二级学院

7

毕业设计(论文)工作安排及检查材料

三年

档案室、教务处、各二级学院


教学工作计划及教学质量监控:



1

二级学院教学工作计划

长期

各二级学院、

教务处

2

教学工作会议纪要、会议记录、签到表及少数图片资料等)

长期

档案室

3

教务处、二级学院学期、学年度教学工作总结

长期

档案室

4

期中教学检查计划、总结等材料

长期

档案室

5

各类人员的听课记录

三年

档案室

6

教学质量监控体系及评价材料

长期

档案室

7

教师新开课及开新课有关材料

长期

教务处、

各二级学院

8

各级各类教学管理人员的岗位职责

长期

教务处、

各二级学院

9

学生座谈会记录及整理材料

长期

档案室

10

教师座谈会记录及整理材料

长期

档案室

11

教师教学业务档案(含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量考核、教学类奖惩材料、教学综合考核、进修提高、职务职称变动、任教资格、聘书等)

长期

档案室

12

教学事故处理记录和相关材料

长期

档案室

13

学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、数模竞赛及其各学科竞赛获奖情况统计表(按届统计)、获奖文件或证书复印件

长期

教务处、档案室

各二级学院、

14

毕业生质量跟踪调查、毕业资格审核等材料

长期

档案室

15

其他经验总结及典型材料

长期

教务处、

各二级学院


专业建设、课程建设、教材建设、教学改革等



1

教学管理干部及教师发表教学研究论文目录清单及论文复印件(按年统计汇总)

长期

教务处、

各二级学院

2

各级教改项目汇总表及有关材料(含申报表、任务书、结项报告、鉴定表、成果)

长期

档案室

3

校级及校级以上各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件

长期

档案室

4

教学工作简报、教学研究计划

长期

档案室、教务处

5

专业历史沿革及各年度专业一览表

长期

档案室、教务处

6

新专业筹建、申报及建设有关材料

长期

档案室、教务处

7

专业建设规划

长期

档案室、教务处

8

专业建设情况总结及相关材料

长期

档案室、教务处

9

专业教学计划或培养方案及论证报告

长期

档案室、教务处

10

公共选修课、课外讲座等有关材料

长期

教务处、

各二级学院

11

课程建设规划

长期

教务处、

各二级学院

12

校、市两级重点课程建设材料

长期

档案室、教务处

13

各专业教学指导书和课程教学大纲

长期

教务处、档案室

14

教材建设规划

长期

教务处、档案室

15

校、市级教材建设材料

长期

教务处、档案室

16

已出版教材目录和教材原件

长期

教务处、档案室

17

精品课程、网络课程、多媒体课件建设材料

长期

档案室、教务处、各二级学院

18

教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料

长期

档案室、教务处、各二级学院

19

教学改革的典型材料

长期

档案室、教务处、各二级学院

20

其他特色教学工作资料

长期

档案室、教务处、各二级学院


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